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This Agreement is provided by the participant named below in connection with participation in such projects managed by Canadian Roots Exchange (hereby referred to as “CRE”). A participant who is qualified and accepted as a member of an approved project must read and comply with the following terms for the following project:

For the purpose of this waiver the Canadian Roots Exchange National Youth Gathering will henceforth be referred to as the Program. Additionally the “duration of the Program” refers to the duration of the CRE National Youth Gathering taking place February 22nd to 24th 2020 in Montreal, Quebec, the associated round-trip travel either by air or ground that may take place outside of the aformationed dates, and local travel in Montreal.

Eligibility

The participant declares that they are between the ages of 15 and 29 years during the period of February 22-24, 2020.

Agreement and Terms

I understand that Canadian Roots Exchange (“CRE”) is offering me the opportunity to participate in the program named above. In return, and as a condition of that participation, I agree to the following to help us have a safe and successful program:

1. ATTENDANCE: I will attend and fully participate in the Program as outlined above.

2.  NO DRUGS/ALCOHOL: I will not use, buy, or have in my possession any alcohol or non-medical drugs during the Program, this includes all times from the beginning to the end of the program, whether or not program activities are occurring at that moment (i.e. includes overnights & free time). Drugs required for medical use must be verified with CRE; CRE reserves the right to require and review a prescription.

3. PERSONAL BEHAVIOUR: I agree to follow the rules and policies of CRE during the Program, including the written policies of CRE (which I may review on request), and any rules specified to me before or during the program whether verbally or in writing.

4.  NO OUTSIDE PEOPLE: I will not bring outside people into Program areas without the express permission of CRE. It is important that programs occur with a consistent, known group of people.

5.  MEDIA: I understand that CRE may take and use images or recordings of me (photographs, videos, slides, audio clips, etc.), and that they may be published in print, online or other formats to promote CRE and share the message of our programs with a wider audience. My images or recordings will never be bought or sold by CRE, but may be shared with media for wider publication (for example, for a news article). If you have a special concern with this, please email CRE at conference@canadianroots.ca in advance and ask for an exception.

6.  CONTACT: I understand that CRE will carefully store my contact information and other personal information with safeguards for my privacy. CRE will not buy or sell this information, and will not distribute it to third parties except as may be required by law or if necessary for program purposes. I understand that CRE may contact me in the future, for example to tell me about CRE activities, to help me stay involved, or to help raise funds to support CRE programs, and I will be able to unsubscribe from future contact if I decide to do so.

7.  CRE LIABILITY: I understand that there may be risks associated with my participation in the Program. I agree to act in safe and responsible manner during the Program. I understand that CRE maintains insurance for its operations, but I also agree that I remain generally responsible for assuming the risks associated with my own participation in the Program. More specifically:

a. I release, discharge and hold harmless CRE, including its Board of Directors, officers, employees, volunteers, agents and contractors, and any and all cooperating/partner institutions and their boards, officers, employees, volunteers, agents, and contractors (collectively, the “Released Parties”) from all claims, causes of action and rights to compensation that may arise or relate to my participation in the Program, other than in the exception specified in (b) below. For greater certainty, such claims etc. may include but are not limited to damage to my property, damage to my person such as injury or death or requirements for medical care, and other damage sustained due to the Program or resulting from the acts or omissions of the Released Parties.

b. The exception is for cases of intentional misconduct or gross negligence of the Released Parties and is strictly limited to the extent of coverage by CRE’s insurance.

c. CRE will not be liable for any damage to me or others as a result of any act or omission of any third party not related to CRE.

8. REGISTRATION INFORMATION: I agree that the information provided in the registration form submitted to CRE is true, comprehensive, and accurate to the best of my abilities.

9. EMERGENCIES: In the event of an emergency (whether real or as reasonably perceived by CRE), if I am unable to do so myself, I hereby authorize CRE’s staff, volunteers or other appointed officials to secure any urgent treatment for me that is deemed necessary in that person’s reasonable judgment, including but not limited to any first aid, any administration of anesthetic, surgery, blood products and such medication as may be recommended or prescribed by a health professional, and to disclose any medical information as may be reasonably necessary for such treatment. CRE does not assume responsibility for the costs of my medical treatment or related travel. If my condition so requires, I may be returned home or transferred to a medical facility at my own expense.

10. BREACH OF AGREEMENT: I understand that if I breach this Agreement I may be required to leave the Program at my own expense, and I will not be entitled to any refund of fees or donations.

11. GOVERNING LAW & DISPUTES: This Agreement is governed by the laws of Ontario. Any disputes are to be resolved in the following manner:

a. First I am to approach CRE with my concern and seek to resolve it by mutual agreement in good faith. If CRE offers me the services of a mediator or other third party or process to help resolve the dispute, I agree to use that person and process in good faith.

b. If that fails, any litigation must be directed to the courts of Ontario and must be held in Toronto unless otherwise agreed by CRE.

CRE agrees that if all the above conditions are met, CRE will provide the participant with all the benefits associated with this program.


Cette entente est fournie par le participant nommé ci-dessous concernant la participation à de tels projets gérés par Canadian Roots Exchange (ci-après appelée « CRE »). Un participant ayant une très grande expérience qui est accepté comme membre d’un projet approuvé doit lire et respecter les conditions suivantes pour le projet suivant:

Aux fins de la présente entente, le rassemblement national des jeunes de la Canadian Roots Exchange sera dorénavant appelé le Programme. De plus, la « durée du programme » fait référence à la durée du rassemblement national des jeunes du CRE, qui aura lieu du 22 au 24 février 2020 à Montréal, en Québec, pour laquelle le voyage aller-retour est un voyage aérien ou terrestre qui peut dépasser les dates et voyages indiquées ci-dessus et le transport local à Montréal.

Admissibilité

Le participant déclare avoir entre 15 et 29 ans pendant la période entre le 22 et le 24 février 2020.

Entente et règlements

Je comprends que Canadian Roots Exchange (« CRE ») me donne la possibilité de participer au programme ci-dessus. En contrepartie, et comme condition de cette participation, je suis d’accord avec ce qui suit afin de nous aider à avoir un programme réussi en toute sécurité :

1. PARTICIPATION: J’assisterai et je participerai sans réserve au programme tel que décrit ci-dessus

2. AUCUN ALCOOL/DROGUES: Je n’utiliserai pas, n’achèterai pas ou n’aurai pas en ma possession d’alcool ou des médicaments à des fins non médicales pendant le programme, du début à la fin du programme, peu importe si des activités du programme ont lieu ou non à ce moment (c.-à-d. nuits et temps libre). Les médicaments nécessaires et à des fins médicales doivent être vérifiés auprès de la CRE ; La CRE se réserve le droit d’exiger et de revoir une ordonnance.

3. COMPORTEMENT PERSONNEL: J’accepte de respecter les règles et les politiques de la CRE tout au long du Programme, y compris les politiques écrits de la CRE (que je peux les examiner sur demande), et toutes les règles qui me sont spécifiées avant ou pendant le Programme, verbalement ou par écrit.

4. AUCUNE PERSONNE D’EXTÉRIEUR: Je n’amènerai pas de personnes extérieures dans les zones du Programme sans l’autorisation expresse de la CRE. Il est important que les programmes se déroulent avec un groupe de personnes cohérent et connu.

5. MÉDIA: Je comprends que la CRE peut prendre et utiliser des images ou des enregistrements de moi (photographies, vidéos, diapositives, clips audio, etc.) et que ces images/enregistrements puissent être publiées sous forme imprimée, en ligne ou autre pour promouvoir la CRE et pour partager le message de nos programmes avec un public plus vaste. Mes images ou mes enregistrements ne seront jamais achetés ou vendus par la CRE, mais il est possible de les partager avec les médias pour une publication plus élargie (par exemple, pour un article de presse). Si vous avez un problème particulier, veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante : conference@canadianroots.ca et demander une exception.

6. CONTACT: Je comprends que la CRE entreposera soigneusement mes informations de contact et les autres informations personnelles avec des garanties en matière de respect de la vie privée. La CRE s’engage à ne pas vendre et à ne pas communiquer ces renseignements à des tiers et ne distribuera pas ces informations à des tiers, sauf si la loi l’exige ou si cela est nécessaire à des fins de programme. Je comprends que la CRE puisse communiquer avec moi à l’avenir, par exemple pour me parler des activités du CRE, pour demeurer impliqué, ou pour collecter des fonds pour soutenir les programmes CRE, et je pourrai me désinscrire des futurs contacts en tout temps.

7. RESPONSABILITÉ DE CRE: Je comprends qu’il peut y avoir des risques liés à ma participation au Programme. Je m’engage à agir de manière sûre et responsable pendant le programme. Je comprends que la CRE souscrit de l’assurance pour ses opérations, mais je conviens également que je reste généralement responsable de la prise en charge des risques liés à ma propre participation au Programme.

Plus particulièrement:

a. J’accepte de libérer, décharger et tenir indemne CRE, y compris son conseil d’administration, ses dirigeants, employés, bénévoles, agents et sous-traitants, et toutes les institutions coopérantes/partenaires et leurs conseils, dirigeants, employés, bénévoles, agents et entrepreneurs (collectivement les « Parties libérées ») de toutes les réclamations, causes d’action et droits à compensation pouvant survenir ou se rapporter à ma participation au Programme, sauf dans l’exception spécifiée en (b) ci-dessous. Il est entendu que ces réclamations, etc. peuvent inclure, sans s’y limiter, des dommages à ma propriété et à ma personne, tels que des blessures ou un décès ou des exigences pour des soins médicaux et autres dommages subis en raison du Programme ou résultants des actes ou omissions des Parties libérées.

b. L’exception concerne les cas de faute intentionnelle ou de négligence grave des parties libérées et est strictement limitée à l’étendue de la couverture par l’assurance de la CRE.

c. La CRE ne pourra être tenue responsable de tout dommage que je pourrai subir ou que les autres peuvent subir suite à un acte ou une omission d’un tiers non lié à la CRE.

8. INFORMATION D’ENREGISTREMENT: Je confirme que l’information fournie dans le formulaire d’inscription soumis à la CRE est, à ma connaissance, complète, incontestable et exacte.

9. URGENCES: En cas d’urgence (une urgence réelle ou raisonnablement perçue par la CRE), si je ne suis pas en mesure de le faire moi-même, j’autorise le personnel de la CRE, les volontaires ou autres fonctionnaires désignés à obtenir, en mon nom, tout traitement urgent jugé nécessaire selon le jugement raisonnable de la personne, y compris, mais sans s’y limiter, les premiers soins, l’administration de l’anesthésie, la chirurgie, les produits sanguins et les médicaments recommandés ou prescrits par un professionnel de la santé et de divulguer toute information médicale pouvant être raisonnablement nécessaire pour un tel traitement. La CRE n’assume aucune responsabilité pour les coûts de mon traitement médical ou de mes déplacements liés à ces traitements. Si ma condition l’exige, je peux être renvoyé chez moi ou transféré à un établissement médical à mes frais.

10. VIOLATION DE L’ENTENTE: Je comprends que si je viole cette entente, il se peut que je doive quitter le Programme à mes propres frais, et je n’aurai droit à aucun remboursement concernant des frais ou des dons.

11. DROIT APPLICABLE ET LITIGES: Cette entente est régie par les lois de l’Ontario. Tout litige doit être résolu de la manière suivante :

a. Premièrement, je dois contacter la CRE concernant mes préoccupations et je dois chercher à la résoudre le problème par accord mutuel en toute bonne foi. Si la CRE m’offre les services d’un médiateur, d’un autre tiers ou d’un processus pour aider à résoudre le conflit, je comprends que je dois utiliser cette personne et le processus en toute bonne foi.

b. Si cette démarche échoue, tout litige doit être porté devant les tribunaux de l’Ontario et doit avoir lieu à Toronto, sauf accord contraire de la CRE.

La CRE confirme que si toutes les conditions ci-dessus sont satisfaites, la CRE fournira aux participants tous les avantages associés à ce programme.